Vous avez une entreprise et vos collaborateurs se déplacent souvent en dehors du bureau ? Dans ce cas, il se peut que vous ayez à faire face à de nouveaux défis à ce sujet, comme la plupart des employeurs. En effet, il est essentiel de miser sur une bonne gestion des déplacements professionnels pour gagner en performance au quotidien. Mais comment procéder ? Cet article fait le point !
Les étapes pour organiser un déplacement professionnel
Une bonne gestion des déplacements professionnels passe par une organisation minutieuse. Il vous suffit de parcourir ce site pour découvrir comment procéder concrètement. Sachez déjà qu’il va vous falloir passer par diverses étapes pour bien gérer cet aspect de votre activité :
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Planifier les déplacements professionnels
Pour planifier vos déplacements professionnels, déterminez leur durée et leur objectif. Ces éléments vous permettent de savoir quel mode de transport utiliser (le train, l’avion, la voiture…). Ils vous aideront aussi à définir le budget pour chaque déplacement.
Faire la réservation
Peu importe le moyen de transport choisi, vous devrez le réserver à l’avance. Faites de même pour l’hébergement et la salle de réunion, s’il en faut une.
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Veiller à la sécurité des voyageurs
Il incombe à l’employeur d’assurer la sécurité de ses collaborateurs pendant leurs déplacements, notamment à l’étranger. Cela inclut la gestion des risques relatifs à la santé, aux catastrophes naturelles et à la sécurité de chaque participant au voyage. Ne négligez pas non plus la protection des données.
S’occuper du reporting
Après chaque déplacement professionnel, prenez le temps de faire le point sur ses accomplissements et d’évaluer le retour sur investissement. Cela permet de déterminer les opportunités d’amélioration.
Conseils pour une gestion des déplacements professionnels efficace
À présent, focus sur la gestion des déplacements professionnels ! Il s’agit, en fait, d’une tâche ardue et chronophage, néanmoins essentielle pour optimiser les coûts. Pour faciliter les choses, adoptez une approche méthodique à travers 3 étapes simples :
Établir une politique de voyage
Pour assurer une bonne gestion des déplacements professionnels, il faudra d’abord définir une politique de voyage. Grâce à ce document, vous pouvez standardiser les procédures de déplacement, optimiser les frais de voyage et mieux gérer les réservations. En d’autres termes, la politique de voyage contribue à garantir le confort et la sécurité de vos collaborateurs.
Faire les réservations auprès d’un seul prestataire
Aujourd’hui, la majorité des entreprises font déjà appel à une agence spécialisée pour assurer la gestion de leurs voyages d’affaires. C’est une méthode intéressante, puisque ce prestataire prend en charge l’organisation des déplacements professionnels de A à Z. Vous n’aurez donc pas à contacter plusieurs interlocuteurs pour cette étape. Ce qui est plus pratique, notamment si vous devez gérer plus d’un déplacement à la fois.
Par ailleurs, centraliser vos réservations auprès d’un seul prestataire offre un grand gain de temps. Ainsi, au lieu de vous occuper vous-même de cette tâche chronophage, il est préférable de la déléguer. De cette façon, vous pourrez consacrer ce temps précieux à votre cœur de métier.
Procéder au remboursement des frais de déplacement
En tant qu’employeur, vous êtes tenu de rembourser les frais de vos collaborateurs pour chaque déplacement professionnel. Pour obtenir un remboursement, ils doivent vous fournir les justificatifs de dépenses et établir une note de frais valide. Des points essentiels sur lesquels concentrer votre attention !
